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e-Member ist bekannt als praxisbezogene und innovative Mitgliederverwaltungssoftware. Das integrierte automatisierte BackOffice revolutioniert zudem die Arbeitsabläufe in jedem Verwaltungsbüro eines Studios. Folgende Prozesse sind damit u.a. realisierbar: vollautomatische Erstellung der Lastschriftläufe, Erfassung der Rücklastschriften, Versendung der Mahnungen via E-Mail und e-Post. Die frei gewordenen Mitarbeiter-Ressourcen sollen zur optimalen Mitglieder bzw. Trainingsbetreuung eingesetzt werden. Hierzu muss jedoch der direkte Zugriff auf die Kundendaten der Mitgliederverwaltung möglich sein.

Die Königssoftware ist somit die Kombination aus Verwaltung und Betreuung

Durch das Ergebnis jahrelanger Erfahrung in der Fitnessbranche definiert sich das Mitgliederbetreuungssystem e-Train als 360-Grad Betreuung. Das modular aufgebaute Software-System setzt sich aus fünf Säulen zusammen:

  • Mitgliederbetreuung
  • Live-Ticker
  • Digitale Info
  • Call-Center
  • Outside-Betreuung

QM-System können die Mitglieder rundum professionell betreut werden. Jeder Studiobetreiber kann einzelne Betreuungsmodule zu seiner individuellen Mitgliederbetreuung zusammensetzen.

Mitgliederbetreuungssystem: Jeder hat andere Bedürfnisse und Ziele

Bei der Aufnahme im Studio wird das Neumitglied im Mitgliederbetreuungssystem, zielgruppenorientiert, erfasst. Entsprechend der Zielgruppe werden alle Aktionstermine, z.B. Check-Termine, Arzttermine oder Gruppentermine für den Zeitraum von z.B. einem Jahr automatisiert vorgeplant.

Digitale Information: Stillstand verhindern

Mit Unterstützung der digitalen Information wird das Mitglied via E-Mail, SMS oder WhatsApp rechtzeitig an die Trainerstunden oder den nächsten Fitness-Check erinnert. Fällt ein geplanter Termin aus, passt sich das System dynamisch an und terminiert die folgenden Termine neu. Oft werden ohne diese Unterstützung vom Mitglied nur die ersten drei geplanten Termine wahrgenommen und danach schläft das System ein. Mit der digitalen Information bleibt das Betreuungssystem langfristig „am Leben“.

Mit der easy-Software für starke Kundenbindung, niedrigere Kündigungs- und eine hohe Weiterempfehlungsquote sorgen!
Mit der easy-Software für starke Kundenbindung, niedrigere Kündigungs- und eine hohe Weiterempfehlungsquote sorgen!

Live-Ticker: Jeder Kontakt auf der Fläche zahlt sich aus

Per Live-Ticker (für alle gängigen mobilen Endgeräte und Betriebssysteme verfügbar) hat der Trainer alle eingecheckten Mitglieder im Blick. Personen die zum letzten Trainertermin im Betreuungssystem nicht gekommen sind, werden markiert und können sofort aktiv angesprochen werden. Ein Ampelsystem zeigt an, wie lange das letzte Training oder der letzte Kontakt auf der Trainingsfläche zurückliegen, ob Kündigungen vorliegen oder ein Kunde Geburtstag hatte – ideale Gesprächsanlässe auf der Trainingsfläche. Die meisten Kündigungsgründe werden so durch das Fitnessstudio aktiv beeinflussbar. Vor allem der nachlassenden Motivation, die bei fast allen Mitgliedern mal auftritt, können die Trainer mithilfe der Software effektiv entgegensteuern.

Call-Center: Gezielte Ansprache verhindert Kündigungen

Ein Trainer kann kein Mitglied ansprechen, welches nicht zum Training kommt. Daher wird der Liveticker durch zwei automatisierte Call-Center-Funktionalitäten ergänzt. Diese helfen dabei Kündigungen zu verhindern oder rückgängig zu machen. Im ersten Step wird angezeigt welche Mitglieder nicht beim Training waren. Diese werden automatisch via Mail, SMS oder WhatsApp erinnert und eingeladen, online einen Trainingstermin zu vereinbaren. Alle Mitglieder, die länger als z.B. sechs Wochen nicht trainiert haben werden automatisch in das Call-Center überführt. Diese Mitglieder können dann telefonisch kontaktiert werden um sie zum nächsten Training zu motivieren oder zum nächsten Trainertermin einzuladen. Ein spezieller Workflow sorgt dafür, dass gekündigte Verträge automatisch in das Call-Center geleitet werden um durch eine gezielte Ansprache bis zu 10% wieder rückgängig zu machen.

Outside-Betreuung und Kooperation mit Polar

Abgerundet wird das Betreuungssystem durch die Mitglieder-App (e-fit-App): Hier können Termine verwaltet und darüber hinaus wichtige Faktoren wie Ernährung oder Stresslevel eingegeben werden. Mitglieder können mit ihr Trainingsprogramme via App auf dem Smartphone ansehen. Der Trainer kann seinem Kunden auch außerhalb des Studios ein kleines Trainingsprogramm (z.B. für den Urlaub) mit auf die Reise geben. Wird im Urlaub nach dem Programm trainiert und das in der App bestätigt, so kann der Trainer dies auch in e-Member (Mitgliederverwaltungssystem) nachvollziehen. einzigartige Kooperation mit Polar, dem Marktführer für multifunktionale Puls- und GPS-Uhren. Durch das synchronisieren von e-Train mit dem Server von Polar, kann der Trainer – unter Zuhilfenahme der Daten die außerhalb des Studios von Polar erfasst werden – noch detaillierter betreuen. Die einmalige Chance, Programm und Pensum des Trainings auf den Kunden noch individueller anzupassen.

Unterstützt wird die Trainingsbetreuung durch Apps, sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Kunden
Unterstützt wird die Trainingsbetreuung durch Apps, sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Kunden

QM-System: Qualität ist, wenn´s immer stimmt

Um seine Mitglieder dauerhaft an das Studio zu binden, müssen die unternehmenseigenen Dienstleistungen auf die Bedürfnisse des Mitglieds abgestimmt werden. Deshalb ist eine vollständige Dokumentenverwaltung einschließlich der Möglichkeit Prozesse auch grafisch darzustellen integriert. Ebenso ein Beschwerdemanagement, ein Verbesserungsvorschlagswesen und eine Kundenzufriedenheitsbefragung.

FAZIT

Mit der Königssoftware fast automatisch die Fluktuation senken, die Betreuungsqualität steigern, Rückholaktionen organisieren und die Kundenbindung erhöhen – it´s easy! Umfassende Informationen zu Beratung und Produkten erhalten Sie unter www.easysolution.eu

Kontakt

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47877 Willich

Tel.: +49 (0) 2154 - 92 25 50

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