Der „Tag der Gesundheit“

Was für klassische Fitnessclubs früher der „Tag der offenen Tür“ war, ist für gesundheitsorientierte Anlagen heutzutage der „Gesundheitstag“. Ein beliebtes Marketinginstrument, um neue Kunden zu gewinnen, bestehende zu binden und die Marktposition zu festigen.

Die Zeiten der bunten Ballons, Tanzvorführungen oder typischen Gewinnspiele sind in den meisten Anlagen vorbei. Wer heute überzeugen möchte, punktet über Kompetenz und Qualität.

Qualität demonstrieren
Die wachsende Begeisterung für Fitness und Wellness spricht für ein neues Bewusstsein unserer Kunden. Deshalb spezialisieren sich immer mehr Anlagen auf das Thema Gesundheitsförderung und -erhaltung. Sie geben den Bedürfnissen ihrer Kunden nach ausreichend Bewegung, guter Ernährung und nachhaltiger Erholung den nötigen Raum. Neue Angebote und wertvolle Kooperationen erweitern das Portfolio. Diese Leistungen bleiben der Öffentlichkeit leider oft verborgen und müssen mit innovativen Marketingaktionen nach außen demonstriert werden.

Bei einem „Tag der Gesundheit“ werden die vielseitigen Themen aus Prävention, Rehabilitation und gesundheitsorientiertem Training aufgegriffen. Auf der Agenda stehen Programmpunkte wie Workshops, Fachvorträge, Mitmach-Aktionen und Beratungs- und Informationsgespräche. 

Damit die Veranstaltung erfolgreich durchgeführt werden kann, bedarf es im Vorfeld einer strukturierten und bis ins Detail geplanten Arbeits- und Herangehensweise.

Zielplanung
Bevor die ersten organisatorischen Abläufe eingeleitet werden, gilt es einige grundlegenden Fragen zu fokussieren: Wie viel neue Mitgliedschaften möchte ich an diesem Tag verkaufen?  Wie viele Besucher sollen kommen? Wie viele Leads soll mein Team generieren?

Definieren Sie daraufhin detailliert messbare Ziele sowie Meilensteine, um Ihr übergeordnetes Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Meilensteine stellen wichtige Teilziele dar und geben Ihnen eine Rückmeldung über den aktuellen Projektstand. Halten Sie zu jeder Zeit Ihre Kosten im Auge, um ggf. gegensteuern zu können. Beachten Sie allerdings auch, welche Probleme entstehen könnten. Klären Sie abwechsim Vorfeld, welche Auswirkungen auf dem regionalen Markt entstehen und wo es internes bzw. externes Konfliktpotential geben könnte.

Tipp: Vermeiden Sie unnötige Konkurrenz.

Zeitplanung
Grundsätzlich entscheidet der Termin darüber, ob eine Veranstaltung erfolgreich ist oder nicht. Planen Sie den Veranstaltungstermin mit großer Sorgfalt. Berücksichtigen Sie dabei folgende Störfaktoren: Schulferien, Feiertage, (Groß-)Veranstaltungen und örtliche Gewohnheiten.

Tipp: Ein verkaufsoffener Sonntag ist sehr gut geeignet. Beginnen Sie mindestens zwölf Wochen vor dem Gesundheitstag mit dem Projekt und orientieren Sie sich anhand der ernannten Meilensteine.

Tipp: Planen Sie unbedingt zeitliche Puffer ein, um die Aufgaben auch mit geplanter Qualität ausführen zu können! So ersparen Sie sich unnötigen Stress oder sogar die Verschiebung des gesamten Gesundheitstages.

Budgetplanung
Finden Sie für Ihre Veranstaltung das optimale Verhältnis zwischen Kosten, Aufwand und Qualität.  maximales Budget für diesen Tag ein und kalkulieren Sie die finanziellen, aber auch die zeitlichen Aufwendungen, die Sie für Ihre Ziele benötigen. Sparen Sie nicht am Programm und der Werbung und gewinnen Sie Sponsoren, um Ihr eigenes Budget zu erhöhen.

Die Zeit ist gerade für Führungspersonen ein limitiertes Gut. Überlegen Sie sich einzelne Aufgabenbereiche oder sogar, die Veranstaltungsorganisation auszulagern, und nutzen Sie die Erfahrungen und Leistungen von Experten.

Programmplanung
Gewinnen Sie (regionale) Kooperationspartner/ Sponsoren, die Sie in Ihrem Vorhaben unterstützen. Dies kann die Basis für ein Netzwerk sein, aus dem langfristige Synergien entstehen. Die Unterstützung muss dabei nicht nur monetär sein. Gerade materielle Unterstützung, wie Werbung, Bereitstellung von Equipment oder Sachspenden, sind wertvolle Hilfen. Denken Sie z.B. an den branchennahen Einzelhandel, wie örtliche Apotheken, Bioläden oder Sportgeschäfte. Strukturieren Sie den kompletten Tag zeitlich durch und erstellen Sie ein Tagesprogramm. Setzen Sie Schwerpunkte und Highlights, die einen kontinuierlichen Besucherfluss über den gesamten Tag gewährleisten.

Tipp: Ein Impulsvortrag zum Thema Rückenschmerzen mit einer integrierten Handlungsaufforderung zum kostenfreien Rehasport füllt leere Räume im Nu. Es ist empfehlenswert, Referenten mindestens drei Monate vor dem Gesundheitstag zu kontaktieren, um Erfolg bei der Akquise zu haben. Als Vergütung können Sie interne Leistungen oder bei Bedarf ein Honorar anbieten. Als weiterer Kooperations- und Aktionspartner haben sich gesetzliche Krankenkassen bewährt. Diese nehmen das Angebot einer Teilnahme an einem Gesundheitstag gerne an. Um Konflikte zu vermeiden, kooperieren Sie ausschließlich mit einer Krankenkasse. Im Gegenzug haben diese die Möglichkeit, durch einen Informationsstand und/oder Vorträge sich zu präsentieren und Neumitglieder zu gewinnen. Es entsteht eine Win-win-Beziehung, für die in der Regel keine Kosten anfallen. Sprechen Sie auch diesen Partner auf eine Unterstützung bei der Bewerbung an. So könnten im Vorfeld zum Beispiel alle Mitglieder der Krankenkassen über den Gesundheitstag informiert werden.

Mitmach- und Testaktionen bieten eine gute Abwechslung zu Vorträgen, wobei sich die Interessenten aktiv beteiligen können. Bieten Sie einfache Koordinationstests oder Krafttests an Ihren Geräten an. Für gesundheitsorientierte Interessenten lassen sich in kurzer Zeit Blutdruck oder Körperfett ermitteln. Die Ergebnisse lassen sich ohne Probleme für das Verkaufsgespräch nutzen. Mit diesen Aktionen bestätigen Sie zusätzlich Ihre Positionierung als Gesundheitsanbieter. Nutzen Sie bestehendes Equipment, um Geld zu sparen. Weitere Möglichkeiten sind Workshops, Informationsgespräche oder Podiumsdiskussionen über die Themen Bewegung, Entspannung und Ernährung.

Tipp: sich ein regionaler Anbieter präsentieren darf, rundet das Angebot ab.

Team- und Personalplanung
Stellen Sie ein Team zusammen, das Sie bei der geplanten Veranstaltung tatkräftig unterstützt. Bei festen Terminen und Meetings delegieren Sie Aufgaben und geben Verantwortung ab. Erarbeiten Sie einen Projektplan (siehe Downloadbereich), in dem detailliert und chronologisch alle Aufgaben aufgeführt sind. Beginnen Sie zwölf Wochen vor dem Event mit einer groben Personalplanung und informieren Sie alle Beteiligten über die Veranstaltung. Spätestens nach der Festlegung des Programmes (acht Wochen vor dem Event) steht die exakte Personalplanung fest. Optimal planen Sie alle Events bereits zu Jahresbeginn und informieren Ihre Mitarbeiter. Marketingplanung Nur durch entsprechende Kommunikation ist es möglich, die gewünschte Anzahl an Besuchern für die Veranstaltung zu gewinnen.

Mit einem kombinierten Marketingmix lässt sich der größte Effekt erreichen. Eine lokale Plakatierung (outdoor DIN A1/indoor DIN A2/A3) erhöht den Bekanntheitsgrad und kündigt das Event an. Oft sind öffentliche Werbeplätze kostenpflichtig, für die eine Genehmigung notwendig ist. Daher lohnt sich eine Kooperation, bei dem z.B. Sponsoren auf dem Plakat aufgeführt werden. Wer Gebühren hierbei sparen möchte, kann kostenfreie Kooperationen bei dem Einzelhandel im Einzugsgebiet anfragen. Zeitgleich können Indoorplakate mit der Auslage für Flyer kombiniert werden.

Tipp: In Onlinedruckereien sparen Sie bares Geld.

Das eigene Team informiert die Bestandsmitglieder. Empfehlungsmanagement bietet eine weitere Gelegenheit, das Event zu bewerben. Durch Gutscheine kann dabei ein spezieller Anreiz geschaffen werden. Ergänzen Sie persönliche Gespräche durch Infowände, Flyer, Aufsteller oder Spindschilder.

Gehen Sie eine Woche vor dem Event an stark frequentierten Plätzen gezielt auf Personen zu. Promotionaktionen bedürfen generell einer Genehmigung, zusätzlich ist eine CIgerechte bzw. auffällige Bekleidung empfehlenswert.

Tipp: versuchen Sie verbindliche Termine zu vereinbaren.

Je nach Budget ist eine Postwurfsendung eine Überlegung wert. Hier haben Sie die Möglichkeit, Empfangskriterien auszuwählen, um den Streuverlust zu reduzieren. Ihre Homepage ist der ideale Ort, um kostenfrei über den Gesundheitstag zu informieren. Positionieren Sie dies auf der Startseite und erstellen Sie eine Verknüpfung mit den sozialen Netzwerken Diese kostenfreie Werbung weist eine immer größer werdende Reichweite und Effektivität auf.

Tipp: Integrieren Sie einen Gutschein, der bei der Veranstaltung seine Einlösung findet. Dadurch erhalten Sie wichtige Informationen, um die Rückläuferquote der einzelnen Aktionen festzustellen.

Tag X: Es kann losgehen
Es ist so weit. Alle stehen in den Startlöchern. Schließen Sie alle Aufgaben rechtzeitig ab und vermeiden Sie eine spürbare Hektik am Tag der Veranstaltung. Planen Sie gerade bei Partnern, Referenten und Mitarbeitern ausreichend Zeit ein und halten Sie den Programmplan im Auge. Schulen Sie im Vorfeld alle Beteiligten, definieren Sie die Arbeitsabläufe und geben Sie jedem Mitarbeiter ein Ziel, das natürlich bei Erreichung honoriert werden sollte.

Bieten Sie unbedingt für diesen Tag ein zeitlich begrenztes Spezialangebot, das Ihnen einen direkten Abschluss ermöglicht. Dies könnte beispielhaft eine Reduzierung oder sogar der Erlass der Startgebühr sein. Geben Sie Ihrem Team in einer Besprechung am Veranstaltungstag die benötigte Motivation.

Nachbereitung
Die erreichten Ergebnisse können Sie problemlos mit Ihren Anforderungen und Zielen abgleichen. Für ein monetäres Ergebnis stellen Sie Ihre finanziellen und zeitlichen Aufwendungen den Einnahmen, den geschriebenen Neumitgliedern und dem erzielten Tagesumsatz gegenüber. Diese Rechnung zeigt Ihnen den plan- und zählbaren Erfolg.