Betriebskosten

Diese Fehler sollten Sie vermeiden

Kosteneinsparungen in Fitnessstudios sind wichtiger denn je. Leider werden betriebliche Nebenkosten als Kostenverursacher meist stiefmütterlich behandelt. So fristen alte Miet-, Leasing- und Dienstleisterverträge schon seit Jahren unkontrolliert ihr unbemerktes Dasein in verstaubten Kellern und sind zu kostenfressenden Monstern geworden. Es lohnt sich, hier aktiv zu werden und die folgenden Fehler zu vermeiden.

Statistiken zufolge hat sich in den letzten zehn Jahren der Strompreis in Deutschland um fast 95 Prozent erhöht. Die Zusammensetzung des Strompreises liegt einerseits am Staatsanteil (1998 bei 25 Prozent, 2017 bei 54 Prozent) und andererseits am Strompreis selbst (2002 bei 16,1 Cent/ kWh und 2019 bis zu 30,5 Cent/kWh).
Die Pflicht zur Vorlage eines Energieausweises ist in der Energieeinsparverordnung EnEV 2014 in § 16 Absatz 2 verbindlich festgeschrieben. Der Energieausweis ist generell nicht Bestandteil eines Mietvertrages. Der Energieausweis dient grundlegend zur Feststellung des Ausmaßes einer möglichen Abweichung in der Betriebskostenabrechnung, um eine arglistige Täuschung oder auch grob fahrlässiges Verhalten nachweisen zu können.
Tipp: Sehr viele Stromverträge sind jährlich kündbar. Vergleichen Sie daher regionale und überregionale Stromanbieter und verhandeln Sie neue Verträge aus! Fordern Sie außerdem den Energieausweis des Gebäudes an und vergleichen Sie die Angaben mit Ihrer Betriebskostenabrechnung.

Fehlende Nachverhandlung von Lieferantenverträgen

Bei Handyverträgen ist jeder darauf bedacht, immer den günstigsten Tarif zu wählen. Warum nicht auch bei Lieferantenverträgen? Sind Ihre Verträge aktuell noch gültig oder schon längst ausgelaufen? Holen Sie Angebote von anderen Lieferanten ein und vergleichen Sie nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten. Benötigen Sie den ein oder anderen Vertrag überhaupt noch? Prüfen Sie: Handy-, Telefonanlagen- und DSL-Verträge, Leasingverträge für Fitnessgeräte und Autos, Wartungs-, Reparatur- und Instandsetzungsverträge, Verträge mit Reinigungsfirmen, Lizenzkosten etc.
Tipp: Prüfen Sie alte Lieferantenverträge auf Aktualität und nutzen Sie das Sonderkündigungsrecht für die Nachverhandlung. Prüfen Sie auch Leasingverträge. Autohersteller bieten gerade sehr günstige Konditionen an.

Abweichungen von bestehenden Mietverträgen

Gerne gerät der Mietvertrag in endliche Vergessenheit. Jedoch finden Sie im Mietvertrag manchmal eine genaue Aufstellung der umlegbaren betrieblichen Nebenkosten. Zu den nicht umlegbaren Kosten gehören: Arbeitskräfte, Einrichtungen zur Verwaltung des Gebäudes und entsprechende Reparaturkosten, Spülung, Wartung der Fußbodenheizung, Gebäudeerhaltungskosten, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten durch Abnutzung, Wartungskosten für die Türschließ- und Klingelsprechanlage, Regieaufschläge, Sanierung von Alterungs- und Witterungseinflüssen, Aufsichtskosten, Verwaltungskosten des Vermieters, Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Geschäftsführung (Verwaltungskosten), Ungezieferbekämpfung, Mietausfalloder Rechtsschutzversicherungen, Porto oder Bankgebühren. Der Kreativität mancher Vermieter geschuldet, wird jedoch oft versucht, z. B. Reparaturkosten als Wartungskosten abzurechnen.
Tipp: Vergleichen Sie die aktuelle Betriebskostenverordnung vom 10. Mai 2012 mit Ihrem bestehenden Mietvertrag und den Kosten der Vorjahre.

Nicht eingehaltene Fristen, Abrechnungszeiträume

Der Vermieter darf sich für die Betriebskostenabrechnung nicht allzu viel Zeit lassen. Der Abrechnungszeitraum wird in § 566 Abs. 3 BGB geregelt und endet immer am Ende des Jahres, zum Beispiel für 2019 am 31.12.2019. Damit der Vermieter fristgerecht liefert, muss die Abrechnung bei Ihnen bis spätestens 31.12.2020 eingegangen sein. Gültig ist hier der Eingangsstempel bei Ihnen. Kommt die Abrechnung danach, kann der Vermieter in der Regel keine Kosten mehr geltend machen. Eventuelle Guthaben des Mieters müssen aber trotzdem ausgezahlt werden. Nur wenn der Vermieter eine verspätete Zustellung aus triftigen, für das Gericht eindeutig nachvollziehbaren Gründen beweisen kann, wird im Einzelfall entschieden.
Tipp: Immer das Eingangsdatum auf der Nebenkostenabrechnung zwingend vermerken. In der Abrechnung dürfen auch nur Kosten stehen, die in dem abrechenbaren Zeitraum, zum Beispiel 2019, entstanden sind. Prüfen Sie daher die auf den Belegen angegebenen Leistungszeiträume!

„Sonstige Betriebskosten“

„Sonstige Betriebskosten“ sind gerne kreative Spielwiesen für Vermieter. Allerdings gelten hier die mietvertraglichen Vereinbarungen. Gerichtlich sind folgende Arten der „sonstigen Nebenkosten“ anerkannt: Wartung von Aufzuganlagen, Fahrstühlen, Feuerlöschern und Blitzableitern, Reinigung von Dachrinnen, Kosten für eine Alarm- oder Videoüberwachungsanlage, Müllabfuhr, Straßenreinigungen, Pförtnerdienste, betriebliche Kosten für eine Sauna, ein Schwimmbad. Sperrmüll oder Abtransport von Bauschutt sowie auch Ersatzteile für Fahrstuhlinstandsetzungen gehören nicht dazu. Bei Fahrstuhl-Vollwartungsverträgen, wo mögliche Kosten für Reparaturen enthalten sein können, müssen diese für den Mieter herausgerechnet werden.
Tipp: Orientieren Sie sich am Mietvertrag und verweisen Sie im Zweifelsfall auf die dort vereinbarten Regelungen. Betriebliche Nebenkosten müssen vom Gesetzgeber zugelassen sein.

Fehlende „Zollstock“-Prüfung

Ein großes Fehlerpotenzial liegt in den Falschberechnungen der Quadratmeteranzahl der Mietflächen. Laut einer RTL-Studie sind 70 Prozent aller Mietflächen falsch berechnet. Meist wird die angegebene Mietfläche als Grundlage für den Verteilerschlüssel verwendet. Die DIN 277-1:2016-01 dient dabei zur Ermittlung von Grundflächen und Rauminhalten. Gerne werden Dachschrägen, Balkone oder Fenstersimse in die Quadratmeteranzahl ohne Flächenabzug eingerechnet. Zugelassene Flächenberechnungen sind: Räume und Raumteile mit einer Höhe von mindestens 2 m, plus Flur, Bad, Küche, Sanitär, Abstell- und Lagerräume, Wintergärten Betriebskosaber nur, wenn beheizbar (100 Prozent). Grundfläche von Räumen zwischen 1 und 1,99 m – vor allem wichtig bei Schrägen – und unbeheizte Wintergärten (50 Prozent). Terrassen, Dachgärten, Balkone, Loggias (25 Prozent; nur in Ausnahmefällen können hier 50 Prozent angesetzt werden). Alle Flächen unter 1 m Höhe sind nicht zugelassen.
Tipp: Messen und berechnen Sie Ihre Mietflächen nach.

Fehlende Belege

Sie haben das Recht auf eine Belegeinsicht, die der Vermieter nicht verweigern darf. Lassen Sie sich genau erklären, wie die Berechnungen in der betrieblichen Nebenkostenabrechnung zustande kommen.
Tipp: Fordern Sie Belege, die als Grundlage zur Berechnung der betrieblichen Nebenkostenabrechnung dienen, in vollem Umfang vom Vermieter an.

Rechenfehler, falscher Verteilerschlüssel

Oftmals sind Umrechnungen der Anteile eines Verteilerschlüssels falsch berechnet. Am besten ist es, wenn ein Verteilerschlüssel im Mietvertrag hinterlegt ist, an dem Sie sich orientieren können. Die fairste Art ist immer noch die Abrechnung nach dem tatsächlichen Verbrauch und nicht auf Basis einer Wahrscheinlichkeit. Zähler, die eindeutig der Mietfläche zuzuordnen sind, ergeben auch genaue Werte. Eine Mischung von verbrauchsabhängigen und verbrauchsunabhängigen Verteilerschlüsseln ist nicht erlaubt. Schwierig wird es, wenn im Mietvertrag kein Umlageschlüssel festgelegt ist. Dann müssen laut § 556a Abs. 1 BGB die Nebenkosten anteilig berechnet auf den gesamten Gebäudekomplex abgerechnet werden.
Tipp: Prüfen Sie die Richtigkeit des Verteilerschlüssels und dessen Umlage. Lassen Sie sich die Berechnungen anhand der Belege vom Vermieter genaustens erklären.

Ist die Nebenkostenabrechnung auch wirtschaftlich?

In § 556 BGB ist geregelt, dass der Vermieter auf die Wirtschaftlichkeit der Betriebskosten zu achten hat. Der Vermieter ist dazu angehalten, Preise von Anbietern zu vergleichen. Überhöhte Gehälter für Reinigungspersonal oder Hausmeister, unsinnige Anschaffungen oder Versicherungen müssen entfallen. Aber wie stellt man nun fest, was wirtschaftlich ist und was nicht? Hierzu lohnt sich ein Blick in den Betriebskostenspiegel des deutschen Mieterbundes (siehe Grafik).
Tipp: Prüfen Sie, ob die Höhe der einzelnen Nebenkosten pro Quadratmeter dem Betriebskostenspiegel in Ihrer Region angemessen ist.

Fehlerhafte Angaben in der Betriebskostenabrechnung

Der Gesetzgeber sieht eindeutig vor, dass Sie als Mieter in der Lage sein müssen, die Abrechnung auf Richtigkeit hin zu prüfen. Folgende Informationen müssen enthalten sein: Verteilerschlüssel, Gesamthöhe der Betriebskosten, der Abrechnungszeitraum, eine Liste der einzeln aufgeführten Kostenpositionen, der vom Mieter zu tragende Anteil der umgelegten Betriebskosten und die Auflistung geleisteter Vorauszahlungen.
Tipp: Die Nebenkostenabrechnung gilt dann als fehlerhaft, wenn der Mieter aufgrund fehlender Angaben schon in Teilen nicht in der Lage ist, die Abrechnung zu prüfen. Machen Sie einen Vorjahresvergleich!

Fazit

Nehmen Sie einen spitzen Bleistift in die Hand. Das kann sich bei genauerer Prüfung für Sie lohnen. Holen Sie den Ordner mit dem alten Mietvertrag, die alten Dienstleistungs- oder Leasingverträge aus deren verstaubten Dasein hervor und rechnen Sie auch einmal die Quadratmeteranzahl Ihrer gemieteten Flächen nach.
Es würde mich selbstverständlich sehr freuen, wenn sich bei Ihnen so manche Kosten einsparen ließen!

Fabian Ewald

Quellen:
www.stromauskunft.de
www.gesetze-im-internet.de de.wikipedia.org
www.quadratmeter-rechner.de
www.mieterbund.de

Fotos: Fabian Ewald; Deutscher Mieterbund e.V. in Kooperation mit der mindUp GmbH; adiruch na chiangmai – stock.adobe.com