Leitfaden für die Auswahl einer Studio-Software

Maßgeschneidert oder von der Stange?

Unternehmer, Inhaber und Führungskräfte von Fitnessstudios stehen täglich vor der Herausforderung, ihren Betrieb zukunftsfähig zu entwickeln. Immer stärker muss dabei auch die IT berücksichtigt werden. Denn die Verfügbarkeit und die Nutzung integrierter IT-Systeme stellen für viele Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil dar und sind Grundlage der künftigen Wettbewerbsfähigkeit. Sven März erläutert, wie Sie strategisch bei der Entscheidung für eine neue Fitnessstudio- Software vorgehen.

Während viele der führenden Anbieter von Software für den Gesundheits- und Fitnessbereich zwar eine hohe Leistungsfähigkeit und eine große Flexibilität bereithalten, können sie doch nicht jedem Fitnessstudio alles bieten. Daher ist es vor einem Vergleich potenzieller Anbieter wichtig zu wissen, was Sie mit Ihrem Fitnessstudio erreichen möchten und welche Funktionen Sie dazu benötigen. Die Entscheidung für oder gegen eine bestimmte Software sollte daher erst nach einer gründlichen Analyse des Einsatzzwecks im Unternehmen erfolgen. Denn mit der Einführung einer neuen Software sollen betriebliche Abläufe optimiert werden. Dieser Leitfaden bietet Ihnen eine Hilfestellung für eine strategische Entscheidung bei der Auswahl einer neuen Fitnessstudio-Software und gibt Tipps, wie Sie die für Sie relevanten Aspekte bei der Entscheidung einbeziehen.

Gebrauchsfertig oder maßgeschneidert?

Die meisten Anbieter von Softwareplattformen bieten eine gebrauchsfertige Lösung, das heißt, dass alle Nutzer Zugriff auf die gleiche Anzahl von Funktionen haben (oder dafür bezahlen können). Dabei heißt gebrauchsfertig, nicht unbedingt unflexibel. Denn Plattformen bieten eine unterschiedliche Anzahl an Funktionen, die für alle Nutzer nützlich sein können oder auch nicht. Wenn Ihr Fitnessstudio jedoch spezielle Anforderungen hat, die keine Plattform in vollem Umfang erfüllen kann, könnte es sich lohnen, einen Anbieter in Betracht zu ziehen, der Ihren Bedürfnissen am besten gerecht wird und der die Möglichkeit bietet, das Angebot individuell anzupassen oder es um die benötigten Funktionen zu erweitern. Die für die Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung erforderliche Zeit und die benötigten Ressourcen bedeuten in der Regel, dass diese Option nur für Fitnessstudios großer Unternehmen geeignet ist.

Legen Sie einen Kostenrahmen fest

Die am häufigsten gestellte Frage vor dem Kauf einer Software ist die nach dem Preis. Es ist wichtig, ein Preismodell zu wählen, das Ihr eigenes Geschäftsmodell am besten widerspiegelt. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise eine konstante Anzahl von Mitgliedern hat und weiterhin haben wird, spielt es keine allzu große Rolle, welche Preisstruktur Sie wählen. Wenn Ihr Unternehmen hingegen schnell wächst, müssen Sie berücksichtigen, ob eine Plattform weiterhin kosteneffizient ist oder ob deren Preis mit Ihren Anforderungen steigt. Ein wichtiger Aspekt sind dabei die unterschiedlichen Lizenz- und Preismodelle. Da es unterschiedlichste Lizenzmodelle für Softwareprodukte gibt, ist es wichtig, sich sämtliche Varianten für die jeweilige Software erläutern zu lassen, um einer Kostenfalle vorzubeugen.

Welche Funktionalität soll die Software bieten?

Sobald Sie sich für die Kernfunktionen entschieden haben, die die Lösung bieten soll, um Ihren Hauptanforderungen gerecht zu werden, können Sie zu den Zusatzfunktionen übergehen, die Ihr Unternehmen wirklich optimieren können. Ganz gleich, ob Sie Ihr Fitnessstudio oder Ihren Fitnessclub besser vermarkten oder Ihren Mitgliedern mehr bieten möchten – es ist eine Überlegung wert, wie die folgenden Funktionen Ihre individuellen Bedürfnisse und Anforderungen erfüllen können. Neben der Möglichkeit der Mitgliederverwaltung, der Entgegennahme von Zahlungen und der Organisation von Kursen ist die Berichterstattung für die meisten Fitnessunternehmen ein wesentlicher Bestandteil jeder Lösung; besonders, wenn Sie Kenntnis und Daten darüber erhalten möchten, was gut läuft und was nicht. Mit einer derartigen Berichtsfunktion können Sie fundierte Entscheidungen darüber treffen, wie Sie Probleme beheben oder Hauptumsatzträger stärken können. Einige gängige Berichtsfunktionen umfassen:

Umsatz, Gewinn und Verlust

Wie erwartet, sind dies die Schlüsselkennzahlen, die Fitnessstudiobesitzer und -manager ständig im Blick haben müssen. Zahlreiche Plattformen liefern Ihnen nicht nur eine Momentaufnahme der aktuellen Lage, sondern zeigen Ihnen zudem Trends zur Prognose zukünftiger Zahlen auf.

Anwesenheit und Kundenbindung

Einer der Hauptgründe für die Nutzung einer Lösung ist, Ihre Mitglieder besser bedienen und sicherstellen zu können, dass sie Ihr Fitnessstudio nach wie vor besuchen und ihre Mitgliedschaft zu gegebener Zeit verlängern.

Zahlungsstatistiken

Wenn Sie Ihre neue Plattform mit Ihrem Zahlungsanbieter verbinden (oder eine Plattform mit integrierter Zahlungslösung wählen), können Sie genau nachverfolgen, wie Ihre Mitglieder bezahlen, einschließlich Abrechnungszyklen und Zahlungsmethoden. Diese zahlungsbezogenen Einblicke können die Wahrscheinlichkeit erhöhen, verspätete oder ausstehende Zahlungen einzuziehen.

Onboarding-Support

Wichtig ist es, dass Sie während der gesamten Beziehung zu Ihrem neuen Lösungsanbieter einen stets verfügbaren Ansprechpartner an der Seite haben. Manche Anbieter stellen bei der Einrichtung der Plattform von vornherein Unterstützung zur Verfügung. Dies ist insbesondere beim Wechsel von einer bestehenden Plattform hilfreich, da sich der Prozess nicht selten als kompliziert und technisch komplex erweist.

App-/Chat-Support

Bietet die Plattform Unterstützung über eine App oder einen Chat-Service? Dies ist vor allem dann nützlich, wenn Sie schnell Hilfe bei kleineren Problemen brauchen. Informieren Sie sich über die Verfügbarkeit des Support-Services, da Fitnessclubs, die zu später Stunde oder 24 Stunden geöffnet haben, auch rund um die Uhr Unterstützung benötigen.

Telefon-Support

Diese Art von Unterstützung ist dem App- oder Chat-Support sehr ähnlich, ermöglicht Ihnen jedoch, bei Problemen einfach zum Hörer zu greifen. Obwohl der Telefon-Support oft teurer ist, lassen sich auch komplexere Sachverhalte besser erklären.

Software-Integrationen

Einige Plattformen bieten umfassende Funktionen, andere erfordern eine zusätzliche Integration von Funktionalitäten über Drittanbieter. Unabhängig davon, für welche Lösung Sie sich letztendlich entscheiden: Sie müssen sicher sein, dass jedes zusätzliche Tool oder jede zusätzliche Software, die Sie als Teil in Ihr Mitgliedschafts-Ökosystem aufnehmen möchten, bereits integriert ist oder sich integrieren lässt.

Zahlungsabwicklung

Einige Plattformen arbeiten für die Zahlungsabwicklung mit dem Partner ihrer Wahl zusammen. Bei der Auswahl ist es wichtig zu wissen, dass Sie sämtliche Zahlungsmethoden anbieten können, mit denen Sie den Anforderungen Ihrer Mitglieder gerecht werden. Zumindest sollte die von Ihnen gewählte Plattform effizient Lastschriften und Kartenzahlungen abwickeln können. Wenn Sie bereits mit einem Zahlungsanbieter zusammenarbeiten, stellen Sie sicher, dass eine Integration zur Verbindung beider Anbieter bereits existiert oder schnell durchgeführt werden kann.

E-Mail-Marketing

E-Mail-Marketing zielt auf die Steigerung der Einnahmen durch potenzielle als auch bestehende Mitglieder ab. Plattformen wie beispielsweise Mail- Chimp, Campaign Monitor usw. können als eigenständige Tools eingesetzt werden, funktionieren jedoch besser, wenn sie in die Fitnessstudiosoftware integriert werden. Denn auf diese Weise können Sie E-Mail-Kampagnen basierend auf der Teilnahme an Kursen starten oder E-Mails versenden, um Mitglieder mit abgelaufener Mitgliedschaft zur Verlängerung anzuregen.

Vertriebswerkzeuge

Möchten Sie mit Ihrer Fitnessstudio- Software Aktivitäten von Leads verfolgen und Leads in Mitglieder verwandeln? Wenn ja, wählen Sie eine Software, mit der die Aktivität von Besuchern Ihrer Website verfolgt und diejenigen identifiziert werden können, die sich relevante Seiten ansehen. Dies kann Ihrem Vertriebsteam helfen, seine Zeit zu managen und mit potenziellen Mitgliedern Kontakt aufzunehmen, die entschlossen und bereit sind, Ihrem Fitnessstudio beizutreten.

Zugangskontrolle

Sie können Ihren Mitgliedern mehr Kontrolle und ein Gefühl von Freiheit bieten, indem Sie sie einen Self-Check-in nutzen lassen. Dies geschieht in der Regel über eine App, die an der Rezeption des Fitnessstudios angezeigt wird. Hilfreich für Ihr Fitnessstudio kann diese Funktion sein, wenn sich Mitarbeiter häufig im Trainingsbereich aufhalten und verschiedene Mitgliedschaftsoptionen unterschiedliche Zugangsstufen/-zeiten für den Zutritt zum Fitnessstudio erfordern.

Mitglieder-App

Eine Mitglieder-App kann als Dreh- und Angelpunkt der Interaktion Ihrer Mitglieder mit dem Fitnessstudio dienen. Besonders nützlich kann sie für Studios sein, in denen die Mitgliederzahl im Verhältnis zur Mitarbeiterzahl hoch ist und eine andere Art und Weise benötigt wird, damit sich Mitglieder gut betreut fühlen. Zudem kann eine Mitglieder-App Funktionen zur Anmeldung zu Kursen und zum Tätigen von Zahlungen umfassen.

Ernährungs-/Fitnessprogramme

Eine gängige Methode für Fitnessstudios, um die Kundenbindung wirklich zu stärken, ist das Anbieten einzigartiger Trainings- oder Ernährungsprogramme. Mit der Wahl einer Plattform, die diese Programme in eine Mitglieder-App integrieren kann, können Sie und Ihre Mitglieder Ziele und Fortschritte viel einfacher nachverfolgen.

Automatisierte Benachrichtigungen

Ein weiterer Schlüssel zu mehr Kundenbindung ist das Versenden freundlicher Erinnerungen und motivierender Nachrichten an Mitglieder. Egal, ob Mitglieder seit einiger Zeit Ihr Fitnessstudio nicht mehr besucht haben oder vergangene Woche täglich anwesend waren, Sie können automatisierte Nachrichten erstellen, um sie zu motivieren bzw. zu beglückwünschen. Diese Art von Funktionalität kann auch nützlich sein, um Zahlungserinnerungen oder Erinnerungen an eine Verlängerung der Mitgliedschaft zu versenden.

Fazit

Im Zuge einer Softwareauswahl sollten Sie sich im ersten Schritt mit Ihrer Ausgangssituation, mit Ihren Anforderungen und Kriterien und mit der Gewichtung Ihrer Kriterien auseinandersetzen. Das ist die Basis für eine gute Entscheidung und die Grundlage eines Auswahlprozesses. Natürlich steigern Sie damit den Aufwand – hier empfiehlt es sich, ein sinnvolles Maß zwischen Aufwand und Nutzen zu finden. Wenn Sie auf die genannten Punkte achten, können Sie die Angebotsfülle sinnvoll eingrenzen.

Sven März

Fotos: vegefox – stock.adobe.com, Foto: farland9 – stock.adobe.com; Christian Hörl